Laporan keuangan merupakan elemen penting dalam setiap bisnis baik besar maupun kecil. Tidak hanya untuk bisnis yang sudah berjalan cukup lama, bahkan jika Anda baru membuka bisnis juga wajib menyiapkan laporan keuangan. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut cara membuat laporan keuangan termasuk pentingnya laporan tersebut bagi bisnis Anda.
Cara Membuat Laporan Keuangan Menggunakan Microsoft Excel
Anda tidak perlu membuat laporan keuangan secara manual, karena tentu akan memakan waktu lama untuk menyiapkannya. Gunakan aplikasi Excel yang bisa memudahkan pembuatan laporan keuangan ini.
1. Membuat Master Akun
Hal pertama yang harus Anda buat adalah master akun. Master Akun ini berfungsi sebagai rujukan kode dan nominal. Untuk membuat master akun buatlah pada sheet pertama file Excel Anda, dan Anda bisa memulai dengan membuat tabel yang terdiri dari lima kolom yaitu Kode, Nama Akun, Posisi, Saldo Normal, dan Saldo Awal.
Pada Saldo Awal, bagi menjadi dua kolom yaitu Debet dan Kredit. Jangan lupa untuk merapikan kolomnya agar tampilannya tidak terlihat membingungkan.
Selanjutnya, Anda tinggal mengisi beberapa akun yang diperlukan beserta kodenya. Beberapa nama akun yang biasanya diperlukan antara lain adalah Aktiva, Kewajiban, Modal, Pendapatan, Biaya Atas Pendapatan, dan lain-lain.
Untuk otomatisasi pengisian tabel jurnal nantinya, Anda bisa menambah pengaturan pada tabel ini. Misalnya untuk memudahkan pengisian kode dalam tabel jurnal, maka block seluruh baris kode. Lalu pada sudut kanan atas di atas samping kiri box untuk mengisi formula, tulis Kode Akun.
Selanjutnya, Anda juga bisa block seluruh tabel, kemudian pada tempat yang sama yaitu pada sudut kanan atas di atas samping kiri box untuk mengisi formula, tulis T Akun.
2. Membuat Jurnal
Selanjutnya adalah membuat tabel Jurnal pada sheet kedua di file yang sama. Dalam tabel ini, buat keterangan dulu pada bagian atas tabel yang berisi nama perusahaan beserta periode tahun jurnal. Kemudian lanjutkan dengan membuat tabel jurnal.
Tabel jurnal terdiri dari 7 kolom, yaitu tanggal, referensi untuk nomor bukti transaksi, keterangan transaksi, kode akun, nama akun, debet, dan kredit. Jangan lupa untuk merapikan kolom tersebut terlebih dahulu.
Saat melakukan pengisian jurnal, pada bagian kode dan nama akun harus sama dengan yang telah dibuat pada master akun di awal tadi. Agar bisa memasukkan kode dan nama akun secara otomatis Anda bisa melakukan cara berikut:
Contoh: kode ada pada cell E7 dan nama akun ada pada cell F7.
Mengisi Kolom Kode
- Klik menu data, kemudian pilih Data Validation
- Pada box yang muncul, pilih menu setting, isi box ‘allow’ dengan List
- Pada box source, ketik : =KodeAkun, lalu klik ‘ok’
Karena pada tabel master akun tadi sudah dibuat pengaturan pemanggilan Kode Akun, maka ketika Anda membuat pengaturan ini pada tabel jurnal, kolom kode akun akan muncul pilihan kode akun yang bisa langsung Anda pilih.
Mengisi kolom nama akun
Anda juga bisa membuat agar kolom nama akun juga terisi otomatis. Caranya adalah sebagai berikut.
- Pada cell F7, tulis formula: =IF(E7=””;””;VLOOKUP(E7;T_Akun;2;0))
Dengan menggunakan formula ini, cell tersebut akan secara otomatis melihat tabel akun master untuk mengisinya. Jadi ketika Anda mengisi kode akun, cell nama akun juga akan otomatis terisi.
3. Membuat Buku Besar
Terakhir adalah membuat buku besar. Sama dengan jurnal, pertama tulis dulu nama perusahaan, periode tahun, dan keterangan tabel. Tabel untuk buku besar ini terdiri dari 7 kolom yaitu nomor, tanggal, referensi, keterangan, debet, kredit, dan saldo. Seperti biasa, rapikan dulu tabel tersebut.
Tanggal akan diisi dengan tanggal transaksi, referensi adalah untuk nomor bukti transaksi, sedangkan keterangan adalah untuk keterangan transaksi tersebut. Selanjutnya sama dengan lembar sebelumnya, kode dan nama akun adalah untuk jenis akun yang ditulis, sedangkan debet, kredit dan saldo berisi nominal angka.
Sama seperti pengisian jurnal, pengisian buku besar juga mengacu pada lembaran sebelumnya yaitu master akun dan jurnal. Oleh karena itu, pastikan pengisian di lembar-lembar sebelumnya benar agar tidak terjadi kesalahan di lembar buku besar.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Laporan Keuangan Laba Rugi
Cara Membaca dan Menganalisis Laporan Keuangan
Setelah memahami cara membuat laporan keuangan, maka langkah selanjutnya adalah mempelajari cara membaca dan menganalisisnya. Berikut ini adalah perincian cara membaca masing-masing elemen pada laporan keuangan.
1. Membaca Neraca Keuangan
Neraca keuangan berisi informasi nilai yang Anda punya saat ini (aktiva) dan berapa banyak pengeluaran atau utang yang harus diselesaikan (pasiva). Semua yang termasuk dalam aktiva adalah nilai uang yang Anda punya saat ini, artinya penambahan jumlah uang. Sedangkan pasiva adalah yang membuat nilai atau uang Anda dikurangi.
Lewat neraca ini, Anda juga bisa menganalisis rasio untuk mengukur likuiditas bisnis Anda, atau seberapa mudah aktiva yang dimiliki sekarang dapat berubah menjadi uang tunai untuk membayar piutang jangka pendek. Semakin tinggi rasio, semakin baik kondisi likuiditas Anda. Namun jika berada di bawah 2:1, artinya Anda tidak punya cukup aset untuk menutupi semua utang jangka pendek.
2. Membaca Pernyataan Pemasukan
Pernyataan pemasukan memiliki informasi yang berisi tentang jumlah uang yang Anda dapatkan dan keluarkan selama satu periode pelaporan keuangan. Mengetahui informasi ini akan memberitahu Anda apakah bisnis mengalami keuntungan atau kerugian.
Pernyataan pemasukan ini terdiri dari beberapa elemen yaitu sebagai berikut:
- Harga Pokok Penjualan, yaitu uang yang dikeluarkan untuk mendapatkan pendapatan penjualan.
- Laba Kotor, yaitu pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan
- Pengeluaran umum, yaitu pengeluaran setiap bulan untuk menjalankan bisnis
- Penghasilan operasional, yaitu jumlah total pendapatan sebelum pajak atau bunga utang yang harus dibayar
- Pajak penghasilan, perkiraan biaya pajak yang terutang
- Laba bersih, jumlah total keuntungan bisnis setelah memperhitungkan semua biaya.
3. Membaca Pernyataan Arus Kas
Tidak semua bisnis menggunakan laporan arus kas, apalagi bisnis kecil. Namun, laporan ini sebenarnya sangat penting untuk mengukur kesehatan keuangan jika Anda menggunakan metode akuntansi akrual.
Pada metode akrual, pengeluaran dan pendapatan akan langsung dicatat dalam pembukuan saat terjadi dan bukan pada saat uang sudah berpindah tangan. Laporan arus kas ini akan membalikkan transaksi yang sebenarnya menunjukkan bahwa Anda tidak memiliki uang tunai sehingga Anda memiliki gambaran nyata tentang kondisi keuangan bisnis Anda.
Lewat arus kas ini, Anda akan mengetahui seberapa banyak uang yang harus Anda kerjakan untuk periode waktu tertentu. Dengan demikian, Anda juga akan dapat memperhitungkan kinerja yang harus dilakukan nantinya agar tidak terjadi ketimpangan pada neraca.
Nah, itulah tadi beberapa panduan singkat tentang cara membuat laporan keuangan. Bisnis kecil atau yang baru buka pun juga harus memahami cara membuat, menggunakan, dan membaca laporan keuangan. Pasalnya, hanya dengan cara inilah Anda bisa mengetahui seberapa baik atau buruk perkembangan kondisi keuangan bisnis Anda.
