Jika berbicara mengenai sebuah bisnis atau usaha, ada banyak komponen yang harus diperhatikan. Salah satu contoh yang bisa diambil adalah nota penjualan yang menerangkan hasil penjualan produk atau jasa yang Anda. Bila Anda sedang mempertimbangkan untuk memulai bisnis baru dan masih belum memahami fungsi dari nota penjualan ini, silakan disimak tulisan ini lebih jauh.
Apa Itu Nota/Invoice?
Nota penjualan atau yang kerap dikenal sebagai invoice, adalah sebuah bukti valid dari pembelian sejumlah produk atau jasa yang dibayarkan secara tunai. Pada umumnya, nota memiliki dua rangkap sebagai salinan untuk si pembeli dan penjual. Secara tidak langsung, nota ini akan menjadi sebuah verifikasi tertulis dari perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau jasa.
Sebagai bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan akuntansi bisnis Anda, nota harus disimpan baik-baik. Setiap nota akan menjadi catatan pengeluaran yang terorganisir dengan rincian terperinci, sehingga Anda dapat membuat laporan laba rugi tanpa ada masalah.
Apa yang Biasanya Ada di Dalam Nota?
Bagian yang pada umumnya ada di dalam invoice meliputi:
- Tanggal pembuatan nota. Tanggal nota biasanya dimulai dari ketika pelanggan menyatakan kesepakatan pembelian produk atau jasa Anda. Tanggal ini juga tentunya berlaku ketika pelanggan telah membayar pembelian tersebut.
- Tanggal jatuh tempo nota. Jika pelanggan belum membayar, Anda dapat memasukkan batas tanggal pembayarannya. Biasanya ada penalti yang mengikuti jika pembelian produk atau jasa melewati batas ini. Dengan menaruh tanggal ini, baik penjual dan pembeli akan selalu tahu kapan pembayaran jatuh tempo.
- Nama dan alamat pelanggan, Rincian seperti ini akan membantu sortir data pelanggan di perusahaan, terlebih jika Anda perlu mengirimkan nota secara fisik kepada mereka. Pastikan Anda mengeja kedua informasi dengan benar.
- Deskripsi barang yang dibeli, baik produk dan/atau layanan, termasuk harga dan jumlah. Seringkali Anda akan memiliki deskripsi item standar dan nomor inventaris yang berlaku di lingkaran internal bisnis Anda. Dengan menyusun ini sespesifik dan serinci mungkin, Anda akan terhindar dari kebingungan dan jawaban, “Saya tidak tahu” pada pelanggan.
- Syarat dan ketentuan pembayaran. Misalnya, penjual mungkin menetapkan “net 30 days,” yang berarti bahwa seluruh jumlah pembayaran akan jatuh tempo dalam 30 hari. Jika Anda ingin menetapkan penalti tertentu, Anda dapat menuliskannya di sini.
Prosedur Umum dalam Menagih Nota kepada Pelanggan
Dokumen ini dapat dikirimkan kepada pelanggan melalui email, pos, atau faks (walau sudah jarang dilakukan di sebagian besar perusahaan Indonesia). Ketika pelanggan sudah membayar, Anda harus segera mencatat nomor nota pada tanda terima penjualan.
Setelah itu, cocokkan dengan tanda terima penjualan pada perangkat lunak akuntansi Anda (jika ada). Periksa nominal pembayaran di rekening perusahaan, dan lihat apakah ada kelebihan atau kekurangan bayar. Setelah nota telah dibayar lunas, pembayaran tersebut akan mengeluarkan jumlah terutang dari akun piutang bisnis Anda.
Kenapa Nota Penting dalam Bisnis?
Berikut adalah beberapa alasan kenapa nota penjualan sangat penting untuk bisnis apapun.
1. Mendapatkan Bayaran Tepat Waktu
Ini adalah fungsi utama dari nota penjualan dan yang paling jelas. Jika Anda memiliki banyak pelanggan, secara otomatis Anda juga akan memiliki lebih banyak nota atau invoice untuk dikirim. Semakin banyak nota yang harus Anda kirim, akan semakin bertambah juga waktu untuk menyiapkannya.
Walaupun perusahaan Anda mungkin telah menjalani sistem pembuatan invoice otomatis, pemeriksaan pembayaran yang tepat waktu tetap harus dilakukan dengan teliti. Anda tentu tidak ingin pelanggan terlambat membayar dari ketentuan ketika produk atau layanan telah terjual.
2. Mengurangi Kebingungan Sisa Tagihan
Semakin baik praktik penagihan Anda, semakin sedikit pertanyaan pelanggan Anda tentang tagihan outstanding mereka. Bisa jadi pelanggan sebenarnya benar-benar ingin membayar tagihan tepat waktu, hanya saja mereka tidak tahu berapa sisa tagihannya. Jika salinan nota Anda tidak lengkap, Anda akan memerlukan waktu untuk memeriksa lagi semua transaksi dari si pelanggan. Akibatnya, pembayaran jadi makin tertunda, dan si pelanggan kena resiko penalti yang sebenarnya bukan kesalahan mereka.
3. Menghentikan Masalah Berulang
Beberapa bisnis mengatur sistem penagihan berulang untuk pelanggan yang rutin membeli produk atau layanan. Sistem ini adalah cara untuk mempercepat proses kerja Anda dan menghilangkan tenaga kerja manual dengan sangat efektif. Dalam hal itu, kelengkapan nota sangatlah penting karena nota yang tidak lengkap atau salah informasi dapat terbuat ulang secara tidak sengaja. Anda tentunya tidak ingin selalu merevisi nota pada setiap siklus penagihan.
Demikianlah penjelasan tentang penjualan beserta fungsi nota penjualan. Semoga bermanfaat dan bisa segera diaplikasikan dalam bisnis Anda.
