Manajemen waktu merupakan istilah yang mudah diucapkan, tapi sulit untuk dilakukan. Mengapa? Karena sebagian besar dari kita sulit membuat prioritas dan juga tidak tahu bagaimana cara memaksimalkan apa yang dimiliki. Selain itu, budaya kerja mendekati deadline juga masih dianut oleh banyak orang.
Padahal dengan memiliki pengaturan waktu yang tepat, berbagai pekerjaan dalam bisnis bisa dilakukan dengan maksimal. Selain itu, peluang mengalami kegagalan atau pekerjaan tidak selesai sesuai tenggat juga rendah. Kalau Anda merasa kurang dalam hal pengaturan waktu, simak ulasan lengkap di bawah ini.
Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah proses untuk merencanakan dan mengendalikan waktu yang dilakukan secara sadar. Proses ini dilakukan untuk efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Proses pengaturan ini dilakukan seseorang pada pekerjaan, kehidupan rumah tangga, hobi, sampai ke komitmen yang sudah dibuat sendiri.
Proses pengaturan waktu tidak akan berjalan dengan sendirinya dan selalu berhasil. Perlu yang namanya adaptasi untuk membuat semuanya sempurna. Kalau proses ini berjalan dengan lancar, berbagai pekerjaan bisa selesai tepat waktu dan tidak ada yang namanya telat dari tenggat yang sudah ditetapkan sebelumnya.
4 Manfaat dan Fungsi Dalam Manajemen Waktu
Pengaturan waktu yang bisa dilakukan dengan baik akan memberikan manfaat serta fungsi dalam kehidupan sehari-hari. Bahkan, untuk pekerjaan yang sederhana sekali pun, waktu yang tertata akan membuat semuanya jadi lebih sempurna. Berikut apa saja manfaat serta fungsi dari pengaturan waktu.
1. Meningkatkan Produktivitas Kerja
Manfaat pertama yang bisa didapatkan kalau Anda memiliki pengaturan waktu yang sempurna adalah produktivitas kerja yang meningkat. Misal Anda tidak sering menunda waktu dan menjalankan apa pun sesuai dengan apa yang sudah dijadwalkan, produktivitas akan tetap terjaga. Coba bandingkan kalau pekerjaan banyak disambi dengan hal lain, produktivitasnya anjlok.
Misal Anda bekerja sebagai orang yang menjual produk ke customer di luar sana. Kalau semua waktu dimanfaatkan dengan baik, peluang melakukan closing akan besar. Berbeda kalau berangkat sudah siang, banyak berhenti, dan tidak memaksimalkan waktu, closing mungkin ada, tapi tidak akan bisa maksimal.
2. Meningkatkan Kualitas Pekerjaan
Kualitas pekerjaan akan baik atau bahkan meningkat kalau semua jenis pekerjaan dilakukan dalam waktu yang tepat dan dicicil. Berbeda kalau suatu pekerjaan dilakukan dalam sekali waktu meski kemungkinan untuk menyelesaikannya tetap ada. Hasilnya akan lebih baik yang dicicil dan dikerjakan dengan perlahan-lahan.
Kualitas kerja yang meningkat tidak hanya berdampak pada apa yang dilakukan saja dan juga kepuasan pelanggan. Kalau Anda berada di perusahaan yang besar, kualitas yang baik bisa jadi modal untuk mengajukan yang namanya promosi jabatan.
3. Menghindari Stres Berlebihan
Beban pekerjaan yang diberikan pada seseorang biasanya sudah disesuaikan dengan waktunya. Jadi, kalau dikerjakan dengan baik sejak awal sampai ke tenggat, peluang untuk gagal akan rendah. Anda juga tidak akan mengalami stres atau merasa tertekan secara berlebihan karena pekerjaan belum selesai sama sekali.
Coba bandingkan kalau pekerjaan umumnya dikerjakan dalam seminggu baru dikerjakan 2 hari sebelum tenggat. Kira-kira apa yang akan terjadi? Sebelum mengerjakannya, Anda akan merasa tertekan. Bahkan, tidur pun terasa tidak nyaman karena selalu terbayang-bayang.
4. Semua Target Akan Tercapai
Bermain-main dengan waktu akan membuat berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan rawan tidak selesai. Anda akan kerap mengalami telat atau target yang sudah ditetapkan tidak tercapai dengan baik. Kondisi ini akan membuat Anda merasa tidak nyaman apalagi dengan atasan. Risiko mendapatkan hukuman juga besar hingga pemecatan.
Berbeda ceritanya kalau Anda mampu memanfaatkan semua waktu yang diberikan. Kemungkinan untuk selesai sesuai target sebelum tenggat akan besar. Jadi, pekerjaan masih bisa dicek lagi dan dibenahi agar hasilnya bisa maksimal.
Keterampilan dalam Manajemen Waktu
Memiliki kemampuan pengaturan waktu yang baik tidak bisa didapatkan begitu saja. Butuh waktu yang panjang untuk mendapatkannya. Berikut beberapa keterampilan pengaturan waktu yang harus dikembangkan.
1. Mengorganisasi Apa pun
Melakukan organisasi terhadap berbagai jenis pekerjaan akan memudahkan Anda dalam mengerjakannya. Efeknya, waktu yang dipakai untuk menyelesaikannya bisa dikurangi atau minimal sesuai dengan target.
2. Membuat Prioritas
Dalam mengerjakan sesuatu, pasti ada yang namanya prioritas yang harus dikerjakan dahulu dan mana yang bisa ditunda atau dicicil. Pemberian status prioritas ini akan memudahkan Anda dalam menyelesaikan apa saja satu per satu sampai selesai dan tidak ada yang terlewat.
3. Perencanaan yang Matang
Pengaturan waktu yang baik harus dilakukan dengan perencanaan yang matang. Anda tidak bisa asal mengerjakan apa saja tanpa melihat mana yang prioritas karena tenggatnya pendek sampai ke pekerjaan yang tenggatnya panjang.
Baca juga: Biar Makin Matang, Begini Rancangan Bisnis Plan yang Benar!
4. Komunikasi
Terkadang pekerjaan yang dimiliki harus dilakukan oleh kelompok atau tim secara bersama-sama. Agar semua bisa berjalan dengan baik dan tidak ada yang tertinggal, komunikasi bisa dijalankan dengan baik. Misal, rutin mengecek perkembangan pekerjaan setiap harinya.
5. Pendelegasian
Pekerjaan bisa selesai sesuai waktu dan manajemen bisa sempurna kalau pendelegasian berjalan dengan baik. Proses pendelegasian ini biasanya ditentukan dengan kemampuan dari seseorang. Kalau pekerjaan dilakukan sesuai dengan skill, peluang untuk selesai tepat waktu akan besar.
Tips Manajemen Waktu yang Efektif
Manajemen tidak dilakukan dengan sekadar berencana tanpa ada aksi yang jelas. Untuk itu, lakukan beberapa tips berikut untuk membuat pengaturan lebih efektif.
- Tidak menunda waktu. Aturan utama kalau Anda ingin memiliki pengaturan waktu yang efektif adalah tidak menunda waktu. Meski pekerjaan yang dilakukan sedikit, kalau sering ditunda juga tidak akan selesai tepat waktu.
- Membuat jadwal secara terperinci. Pastikan untuk membuat jadwal yang terperinci dengan baik. Jadwal ini mencakup kapan saja pekerjaan dilakukan sampai selesai. Meski kadang tidak sesuai dengan jadwal, setidaknya Anda sudah memiliki pegangan.
- Fokus saat bekerja. Usahakan untuk melakukan pekerjaan secara fokus. Cari tempat yang membuat Anda nyaman untuk melakukannya. Kalau bisa fokus pada satu hal, waktu tidak akan terbuang dengan percuma. Sebagai Tambahan carilah cara untuk meningkatkan fokus Anda selama bekerja.
- Jangan lupakan istirahat. Memiliki jadwal yang padat agar pekerjaan bisa selesai tepat waktu memang wajib dilakukan. Namun, pastikan untuk tetap memiliki jeda untuk beristirahat. Jeda ini bisa dimanfaatkan untuk makan atau mungkin napping.
- Tidak terlalu banyak berpikir. Jangan terlalu banyak berpikir kalau mengerjakan sesuatu. Lakukan saja dengan sebaik-baiknya. Kalau ada salah bisa direvisi karena Anda masih punya banyak waktu.
Manajemen waktu wajib dimiliki oleh semua orang dengan tingkat pekerjaan yang berbeda-beda. Meski Anda seorang direktur atau seorang karyawan biasa, pengaturan waktu tetap harus dilakukan setiap hari. Dengan begitu, pekerjaan yang dilakukan bisa selesai dengan maksimal.
Selain untuk urusan pekerjaan, manajemen yang berhubungan dengan waktu juga harus diaplikasikan pada kehidupan sehari-hari. Dengan begitu, semua hal bisa saling terkoneksi dan berjalan beriringan. Jadi, tidak akan ada sesuatu yang harus dikorbankan karena porsinya sudah tepat.
