Ketika transaksi jual-beli terjadi di tempat usaha Anda, dokumen-dokumen penting yang menyatakan suksesnya interaksi tersebut sangat penting untuk diperhatikan. Salah satunya adalah kwitansi yang merupakan dokumen lazim untuk perihal ini. Bila ini adalah pertama kalinya Anda berbisnis, silakan dibaca lebih lanjut mengenai pengertian kwitansi berikut beserta informasi-informasi mendasar yang terkait.

 

Mengenal Pengertian Kwitansi

Kwitansi, atau yang juga disebut sebagai tanda terima, adalah selembar kertas atau dokumen elektronik yang menyatakan bahwa penjual telah menerima pembayaran dari pembeli. Inilah pengertian kwitansi yang paling mendasar.

Ketika transaksi jual-beli produk atau layanan terjadi, tanda terima biasanya akan mencantumkan tanggal dan deskripsi barang yang telah dibeli. Kwitansi juga adalah bukti pembelian yang telah dilakukan si pembeli. Oleh karena itu, biasanya akan ada salinan untuk kedua belah pihak sebagai catatan masing-masing. 

 

Kwitansi vs Nota

Meskipun nota dan kwitansi dirilis oleh entitas yang sama (penjual), arti kedua dokumen ini sangatlah berbeda. Nota adalah permintaan pembayaran oleh penjual yang juga mencantumkan tanggal jatuh tempo untuk si pembeli. Jika pembeli tidak membayar tepat waktu, akan ada penalti tertentu yang ditetapkan oleh si penjual. 

Kwitansi, di sisi lain, adalah sebaliknya. Karena si pembeli sudah membayar lunas produk atau layanan yang dibeli, kwitansi pun dirilis sebagai bukti tanda terima yang sah. Oleh karena itu, sangat dianjurkan bagi setiap pemilik bisnis untuk mengeluarkan tanda terima kepada semua pelanggannya.

Baja Juga : Pengertian Dan Fungsi Nota Penjualan Untuk Bisnis

 

Informasi yang Harus Dimasukkan pada Tanda Terima

Setelah memahami pengertian kwitansi, saatnya Anda mengetahui informasi apa saja yang harus ada di dalamnya. Jika Anda menjual produk atau layanan, tanda terima yang Anda berikan kepada pelanggan kurang lebih harus memuat hal-hal berikut: 

    • Rincian perusahaan Anda, seperti Logo Perusahaan, nama, alamat, nomor telepon dan/atau alamat email 
    • Waktu transaksi yang ditunjukkan dengan tanggal, bulan, dan tahun
    • Jenis produk atau layanan dengan deskripsi singkat dan jumlahnya
    • Total harga transaksi yang dipecah untuk menunjukkan jumlah bersih, PPN (jika ada), dan potongan harga (jika ada)
    • Metode pembayaran yang dipilih si pelanggan, misalnya melalui tunai, kartu kredit, transfer rekening, dan lain-lain.

 

Bagaimana Kwitansi Biasanya Dikeluarkan?

Ada dua cara agar tanda terima atau kwitansi dapat dikeluarkan:

 

1. Elektronik

Banyak mesin kasir kecil berisi printer built-in untuk menghasilkan tanda terima dengan cepat. Tempat-tempat bisnis ini juga memiliki perangkat lunak yang memungkinkan mereka memprogram tarif pajak dan kode langsung ke dalam mesin register. Dengan demikian, semua perhitungan pun dilakukan secara otomatis. Inilah kenapa pengeluaran kwitansi digital menjadi semakin populer. 

 

2. Kertas

Jika Anda tidak memiliki perangkat lunak untuk menghasilkan tanda terima digital, tanda terima tulisan tangan di atas kertas pun akan tetap berfungsi. Buku tanda terima dapat dibeli dengan mudah dari toko-toko alat tulis Atau bisa mencetaknya di percetakan terdekat. Anda dapat memilih dua salinan per tanda terima (satu untuk pelanggan, yang lain untuk catatan perusahaan Anda). Opsi lainnya, ada banyak template kwitansi yang tersedia di internet yang dapat Anda unduh atau ambil contoh. Anda bahkan juga dapat membuat format sendiri di Microsoft Word.

 

Fungsi Kwitansi untuk Bisnis

Anda sangat dianjurkan untuk menyimpan semua kwitansi yang telah dikeluarkan untuk jangka waktu yang sama dengan dokumen bisnis lainnya disimpan (minimal enam tahun). Beberapa fungsi mendasar dari kwitansi adalah: 

 

1. Menyimpan informasi pelanggan

Kwitansi dapat berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif dengan pelanggan. Dokumen satu ini mencatat rincian transaksi yang dilakukan pelanggan. Jadinya, Anda dapat menggunakan semua catatan ini untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan, menawarkan produk atau diskon di kemudian hari, atau sebagai survei lanjutan.

 

2. Akuntansi Internal

Perusahaan penyedia produk atau layanan tentunya juga membutuhkan kwitansi untuk keperluan akuntansi internal. Tim keuangan akan dapat melacak atau membuat laporan penjualan dan pendapatan secara akurat dari dokumen ini. Selain itu, ketika bisnis Anda menghadapi audit, setiap kwitansi akan diperiksa secara mendalam. 

 

3. Pengembalian dan Pertukaran

Perusahaan yang menawarkan pengembalian dan pertukaran kebijakan seringkali memerlukan tanda terima sebagai bagian dari proses ini. Jika bisnis Anda menjual pakaian, ambil contoh ketika seorang pelanggan mendapatkan ukuran yang salah atau bagian yang tidak sesuai. Si pelanggan ini akan menyajikan tanda terima kepada si penjual untuk mengembalikan barang. Jika Anda memiliki salinannya, Anda tentu dapat memproses keluhan ini tanpa masalah.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here