Tahukah Anda bahwa penting bagi para pebisnis untuk mengetahui cara membuat standar operasional prosedur? Membangun sebuah usaha membutuhkan perencanaan yang teliti dan matang. Tidak peduli seberapa besar ataupun kecil skala bisnis Anda, penyusunan strategi yang baik dan fondasi yang kokoh akan membuat usaha Anda lebih siap bersaing di pasar. 

Standar operasional prosedur merupakan elemen yang sangat penting dalam bisnis, tidak peduli apakah Anda baru akan membangun bisnis atau sudah berada di tahap mengembangkan kinerjanya. Ketika dibuat dengan benar, maka standar operasional prosedur atau SOP ini akan membuat bisnis menjadi lebih produktif dan berjalan lancar. 

Apa Itu Standar Operasional Prosedur?


Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu dokumen yang berisi arahan dan instruksi yang jelas tentang bagaimana tim beserta anggotanya dalam suatu organisasi atau bisnis menyelesaikan suatu proses. Metode yang ada di dalam SOP merupakan standar yang wajib diikuti untuk menjamin suatu proses operasional berjalan dengan baik.

Dokumen SOP akan memuat penjelasan lengkap tentang langkah-langkah prosedur yang harus diambil dalam suatu kondisi tertentu. Dengan adanya SOP, Anda akan lebih mudah mendelegasikan tugas kepada karyawan. Karyawan tinggal mempelajari SOP dengan baik untuk mengetahui bagaimana cara ia menjalankan tugasnya dalam suatu kondisi tertentu. 

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur


Anda telah memahami apa itu SOP, sekarang pertanyaan selanjutnya adalah, bagaimana cara membuatnya? Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk membuat SOP yang baik dan tepat untuk bisnis Anda.

1. Memilih Format SOP yang Tepat

Langkah pertama adalah memilih format SOP Anda. Ada berbagai format ataupun template yang sudah tersedia sehingga akan memudahkan dalam penyusunan SOP. Umumnya, perusahaan besar menggunakan ISO 9000 sebagai standar SOP mereka. Namun, jika standar internasional ini terlihat terlalu serius atau berat untuk usaha kecil dan menengah, Anda selalu bisa membuat format SOP sendiri.

Jika memilih membuat format SOP sendiri, yang paling penting untuk diingat adalah SOP harus memuat pendahuluan yang berisi tujuan SOP tersebut, rangkuman, kemudian perincian langkah-langkah prosedur, dan gambaran umum secara keseluruhan. Jika Anda adalah seorang solopreneur atau pengusaha yang menjalankan bisnis sendiri, sebuah SOP berbentuk checklist sederhana sudah cukup.

2. Lakukan Kolaborasi

Jangan membuat Standar Operasional Prosedur sendiri, tetapi ajak pula rekan satu tim atau pemegang saham lainnya saat menyusunnya. Untuk membuat SOP suatu tugas, proses, atau alur kerja tertentu, akan lebih baik jika Anda mengajak serta orang yang akan menangani tugas tersebut di lapangan. 

Mengajak lebih banyak kepala terutama mereka yang akan menangani tugas tersebut di lapangan berarti membuka kesempatan untuk mendapatkan lebih banyak masukan. Hal tersebut juga akan memungkinkan Anda menemukan cara atau prosedur terbaik untuk menyelesaikan tugas. Artinya, SOP Anda juga akan lebih terperinci, efektif, dan efisien.

3. Tentukan Target dan Tujuan Anda

Selanjutnya, pastikan Anda sudah mengetahui target dan tujuan dalam membuat SOP ini. Anda bisa menganalisis tujuan tersebut dengan menjawab beberapa pertanyaan seperti berikut ini:

  • Bagaimana SOP tersebut bisa membuat pegawai dan tim bekerja lebih efektif?
  • Bagaimana caranya agar SOP dapat membuat tim mampu melayani klien dengan lebih baik?
  • Bagaimana caranya agar SOP memberikan dampak pada laba perusahaan?

Dengan menjawab pertanyaan di atas, Anda bisa lebih memahami target dan tujuan dibuatnya SOP tersebut.

4. Siapkan Lingkup Prosedur

Selanjutnya adalah menyiapkan lingkup prosedur dengan fokus pada tim dan kebutuhan mereka. Pelajari dengan saksama segala aspek yang ditangani oleh tim tersebut dan jangan sampai melebar ke tim atau departemen yang lain. 

Agar lebih mudah, Anda juga bisa berdiskusi dengan tim atau departemen lain. Dengan demikian, alur kerja bisa dibuat dengan lebih detail dan jelas. Jika alur kerja tersebut memang mengharuskan melewati lebih dari satu tim atau departemen, pastikan ada batasan jelas dari tanggung jawab dan bagian tugas masing-masing departemen.

5. Tulis Semua Langkah-Langkah yang Wajib Dilakukan dalam Proses

Beberapa poin dari cara membuat Standar Operasional Prosedur di atas memang masih berkisar pada tahap persiapan. Kini, saatnya masuk pada tahap penulisan. Dalam menulis SOP, Anda harus mencatat setiap detail langkah yang harus diambil dari awal hingga akhir. Catat setiap masukan dan diskusi dari anggota tim untuk memastikan tidak ada satu langkah pun yang terlewat.

Setelah semua dicatat, lihat sekali lagi dari awal hingga akhir setiap langkah yang sudah ditulis. Perhatikan apakah perlu ditambahkan tugas tambahan pada daftar tersebut, atau apakah perlu dibuat penjelasan lebih lanjut bagaimana cara melaksanakan tugas tersebut. Akan lebih baik pula jika Anda menyertakan saran atau rekomendasi tentang bagaimana menyelesaikan tugas tersebut.

6. Periksa Kemungkinan Adanya Masalah

Setelah proses tersebut ditulis di kertas, kini saatnya memikirkan kembali kira-kira apa yang terjadi jika ada kesalahan pada salah satu tahapan. Anda perlu memikirkan kemungkinan kesalahan apa yang terjadi, pada tahapan mana, dan konsekuensi yang mungkin harus diterima.

Dengan memahami beberapa poin tentang kemungkinan adanya kesalahan atau masalah tersebut, maka Anda bisa memperbaiki SOP yang sudah dibuat untuk meminimalkan terjadinya kesalahan. Selain itu, Anda juga bisa menambahkan saran atau rekomendasi tentang penyelesaian yang tepat untuk masalah tersebut.

7. Lakukan Uji Coba

Setelah rancangan SOP tersebut sudah selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan uji coba. Langkah ini dilakukan untuk melihat apakah susunan proses yang Anda buat bisa dilakukan dan menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan. 

Jika proses tersebut cukup baik, tentunya pekerjaan atau tugas akan dapat selesai dengan baik pula. Langkah paling ekstrem yang bisa dilakukan adalah membiarkan pegawai baru untuk mengujinya. Pasalnya, jika SOP tersebut sudah baik dan jelas, pekerjaan tetap akan selesai dengan baik bahkan jika pegawai tersebut belum terlalu berpengalaman.

8. Buat Diagram Alur

Jika sebelumnya SOP Anda masih berupa daftar checklist, sekarang saatnya mengubah daftar tersebut ke dalam bentuk diagram alur. Hal ini akan memberikan tampilan visual yang lebih mudah dipahami sehingga para pegawai baru juga akan dapat mempelajarinya dengan lebih cepat. 

Diagram alur memberikan penjelasan visual kepada para pegawai tentang apa tugas mereka. Selain itu, diagram ini juga akan memberikan pemahaman kepada para pegawai tentang posisi dan lingkup tanggung jawab mereka.

9. Pastikan untuk Selalu Melakukan Pembaruan

SOP bukanlah aturan yang dibuat sekali saja untuk selamanya. Ada kalanya Anda harus melakukan pembaruan terutama jika proses dalam bisnis juga berubah. Oleh karena itu, Anda perlu ingat bahwa SOP merupakan perangkat yang harus selalu up to date. Tanpa pembaruan, SOP akan menjadi tidak berguna nantinya saat Anda memerlukannya untuk melatih pegawai baru. Itulah tadi beberapa langkah dalam cara membuat Standar Operasional Prosedur. SOP tidak hanya penting untuk perusahaan besar saja, bahkan usaha berskala kecil dan menengah atau UMKM juga membutuhkan standar operasional prosedur untuk memastikan alur pekerjaan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, jika Anda tengah berencana membuat bisnis, jangan lupa untuk menyiapkan SOP secara detail dan jelas.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here